Når nye brukere skal opprettes (evt. når noen slutter) skal det meldes av den enkelte leder til den sentrale arkivtjenesten snarest.
Det blir opprettet brukerkonto og brukernavn (evt. vedkommende sine tilganger blir sperret) fortløpende. Kontakt arkivtjenesten ved eventuelle spørsmål. Husk at det alltid er et lederansvar å gi beskjed om ny(e) bruker(e) i sin enhet. Kontakt arkivansvarlig ved eventuelle spørsmål.
Journalføring
Arkivforskriften fastsetter i § 2-6 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere.
For at all sakspost skal fanges opp i journalen er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystemer. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet.
Journalføring av dokumenter kan utføres på ulike måter.
Kvalitetssikring på høyeste nivå:
- Ta frem journalpost
- Sjekk adressat
- Sjekk tilgangskoder
- Sjekk om dokumentet er der, se etter vedlegg
- Sjekk klassering, - sjekk om saken er under behandling
Alle dokumenter som er unndratt offentlighet skal under journalføring sjekkes på strengeste måte. Eksempler:
- Elev/barn
- Personalsaker
- Klientsaker
- Barnevernssaker
- Kommunale boliger
- Økonomisk rådgivning
- Regnskapskontroller
Definisjoner
Personalmapper opprettes på alle tilsatte, både faste og midlertidig.
Arkivet oppretter elektroniske personalmapper etterhvert som det oppstår et saksforhold med en tilsatt. Undertegnet arbeidsavtale er alltid første dokument i en personalmappe.
All korrespondanse mellom Hamarøy kommune og en tilsatt skal hovedsakelig journalføres på den ansattes personalmappe.
I personalmappen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som regnes som saksdokument for organet dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, jfr arkivforskriften § 2-6
Alle dokumenter, også vedlegg, produsert av leder/saksbehandler, skal lagres elektronisk.
Alle inngående dokumenter journalføres og skannes.
Virkeområde
Rutinene gjelder for behandling/oppbevaring av personalmapper i Hamarøy kommune.
Personalarkivet er et arkiv som omhandler forhold mellom en virksomhet og den ansatte. Personalmappen inneholder viktig informasjon som danner grunnlaget for den enkeltes forhold i arbeidslivet og rettigheter i samfunnet.
Personalmappen skal inneholde:
- Søknad med vedlegg
- Underskrevet arbeidsavtale
- Underskrevet taushetserklæring
- Avtale om mobiltelefon
- Permisjoner av lengre varighet (ansiennitetstap)
- Vedtak om redusert arbeidstid
- Særskilte avtaler om godtgjørelser og stipend
- Attester/vitnemål – kompetansegivende kurs og opplæring pensjonsforhold
- Helseforhold - HMS – tilpasset arbeid, attføring med mer som har konsekvenser
- Disiplinærforhold
- Dokumentasjon vedrørende tildelte hederstegn
- Oppsigelsesbrev
- Kopi av sluttattest
Journalføring
Sakstittel:
Alle elektroniske personalmapper har følgende tittel:
Personalmappe på linje 1
Navn på linje 2
Eksempel: Personalmappe
Mette Møllerop
Saksansvarlig:
Nærmeste leder er saksansvarlig for personalmappene.
Skjerming:
Dersom saksdokumentene inneholder sensitive opplysninger skal navn unntas fra
offentlighet, jf. Offentleglova § 13, jf. Fvl. § 13. Sensitive opplysninger er for eksempel helseopplysninger og/eller alt som har med sykdom å gjøre. Fødselspermisjoner er i utgangspunktet offentlige.
Dokumenter som ikke skal journalføres:
- Sykemeldinger oppbevares i en egen perm hos HR-tilsatt som har ansvar for dette.
- Kortere velferdspermisjoner
- Feriefravær
- Politiattest (her skal det registres at godkjent politiattest er mottatt og når denne er datert og fra hvilket politidistrikt – legges inn som merknad)
Offentlig postliste/innsyn i kommunens dokumenter
Offentlig postliste gir deg mulighet til å bestille innsyn i dokumenter fra Hamarøy kommune. Retten til innsyn er hjemlet i offentleglovas § 3: "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ".
Arkivtjenesten legger daglig ut offentlig postliste på kommunens hjemmeside. Postlisten skal være utformet slik at den gir oversikt over kommunens eksterne og organinterne korrespondanse, samtidig som opplysninger unntatt offentlighet er gradert.
Krav om skriftlighet
Innsynsforespørsler skal registreres som inngående post og behandles skriftlig.
Ansvar og saksbehandlingstid
Avgjørelse om innsyn skal behandles snarest mulig og innen 5 arbeidsdager.
Det er saksbehandler av gjeldende sak som skal behandle innsynsforespørselen. Saksbehandler er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk.
Ved et eventuelt avslag om innsyn skal hjemmel for avslaget oppgis, dvs. paragraf, ledd evt. nr. eller bokstav. Avslaget kan påklages og dette skal opplyses.
Partsinnsyn
Det er egne regler for partsinnsyn og henvendelser i slike saker må behandles i henhold til fvl. § 18 og § 19.
Hvordan gis innsynet?
Innsynet kan gis på stedet eller ved skriftlig henvendelse. Legitimasjon og eventuell fullmakt må framvises hvis man representerer en annen person. Arkivpersonalet tar kopi av legitimasjon og fullmakt og arkiverer.
Taushetsbelagte dokumenter skal ikke sendes via e-post. Hamarøy kommune har tatt i bruk SvarUt og dette sendes fullelektronisk.
| Krav om skriftlighet Innsynsforespørsler skal registreres som inngående post og behandles skriftlig. Ansvar og saksbehandlingstid Avgjørelse om innsyn skal behandles snarest mulig og innen 5 arbeidsdager. Det er saksbehandler av gjeldende sak som skal behandle innsynsforespørselen. Saksbehandler er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk. Ved et eventuelt avslag om innsyn skal hjemmel for avslaget oppgis, dvs. paragraf, ledd evt. nr. eller bokstav. Avslaget kan påklages og dette skal opplyses.
|
Sjekkliste for saksbehandlere
Forarbeid:
Sjekk skrivefrist. Saken skal være levert rådmann innen skrivefristen og alle vedlegg oppgitt i saksfremlegget skal ligge vedlagt.
Utfylling av journalpost/saksfremlegg:
Velg riktig utvalgsbehandling og riktig møte
Vurder om saken skal sendes til råd/utvalg i tillegg til komite/formannskap
Ved opprettelse av saken, - vurder om saken eller noen av dokumentene skal unndras offentlighet. Velg riktig tilgangskode.
Bruk maler for saksfremlegg i Esa. Det er ikke mulig å bruke egne maler fra f.eks. word
Skrive saksdokumentet:
Ikke slett flette koder (rød og blå tekst) i malene
Saker til formannskapet skal ha «rådmannens innstilling»
Alle vedlegg må være knyttet opp mot saken. Det må være samsvar mellom de vedlegg som er listet som vedlegg i saksfremlegget og vedlegg som er som er knyttet til journalposten.
Ferdigstill dokumentene og alle vedleggene og sendes Rådmann for godkjenning.
Publisering/offentlighet
Alle saksdokumenter, møteinnkallinger og protokoller publiseres på kommunens hjemmeside.
Periodiske arkivrutiner
- Bevaring og kassasjon – lenke til BK
- Periodisering – lenke til tabell (ligger vedlagt)
- Deponering
- Sikkerhetsrutiner
