Mål:

Det overordnede målet med postrutiner for Hamarøy kommune er å få en kontrollert behandling av posten slik at en hele tiden har oversikt over kommunen sin fullstendige dokumentbehandling.

Hamarøy kommune har fullelektronisk saksarkiv fra 12.3.2012.

Fullelektroniske personalmapper fra 1.1.2013.

Eiendomsarkiv, plan- og byggesaksarkiv fullelektronisk fra juli 2017.

Etter registrering i Esa settes de scannede originalene i permer på Servicekontoret og blir oppbevart i 6 mnd før de makuleres. Det skilles skarpt mellom dokumenter unntatt offentlighet og de som er ugraderte.

Fra skoleåret 2014/2015 ble det innført elektroniske barnehagemapper og elevmapper – disse er kun vedrørende spesielle meldinger/vedtak og spesialundervisning. Dette er en egen arkivdel som er snevret inn kun for styrere/rektorer og tilgangskoden til denne arkivdelen er unntatt offentlighet med §13.

Avtalearkiv oppbevares i permer i låst skap i Servicekontoret.

Postmottak:

Inngående post skal leveres til servicekontoret. Arkivet sorterer posten til de ulike avdelingene. All arkivverdig post tilhørende saksarkivet, personalarkiv, eiendomsarkivet (gnr/bnr) og barnehage- og elevmapper skal journalføres av arkivet ved servicekontoret.

Inngående e-poster til postmottak

Skjemamottak (integreres i Esa)

SvarInn (integreres inn i Esa)

Altinn – må hentes ut, arkivansvarlig får melding om ny mottatt post som må hentes ut via ID-portalen i Altinn. Totalt pr. september 2018 har vi i bruk 37 organisasjonsnummer som brukes til elektronisk post via Altinn. Dersom arkivverdig registreres dette i Esa.

Ansvar:

Servicekontoret ved arkivansvarlig.

Når saksbehandler mottar et dokument/sak kontrollerer han at riktig saksbehandler, arkivkode og eventuell gradering og unntatt offentlighet er ført på dokumentet. Hvis der er opplysninger som ikke stemmer gir han arkivet beskjed slik at feilen blir rettet opp.

Når en saksbehandler vil ha overført en sak til en ny saksbehandler må arkivar ha beskjed om at dette skal utføres. Vær oppmerksom på at saksbehandler kan endres både for det enkelte dokument og for alle dokumentene i saken.

Skal saksbehandler ha opprettet en ny sak, må saksbehandler ta kontakt med arkivet for å få gjort dette.

Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar for at den daglige arkivdanningen fungerer som den skal. Saksbehandlers viktigste rutiner kan presiseres som følger:

Viktig:

• Sjekk hver dag i om du har fått ny post.
• Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart.
• Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige.
• Søk jevnlig etter dokumenter med forfallsdato.

Når man har fått ny post:

• Sjekk at du er riktig saksbehandler.
• Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak.
• Sjekk saks- og journalposttittel.
• Sjekk ordningsverdi.
• Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet.
• Vurder meroffentlighet.

Hvis dokumentet skal unntas offentlighet:

• Påfør riktig tilgangskode og hjemmel.
• Skjerm eventuelle ord i journalposttittelen.
• Skjerm eventuell avsender/mottaker.
• Skjerm eventuell klassering.
• Det er saksbehandler som er ansvarlig for å offentlighetsvurdere sine dokumenter.
• Ikke send sensitiv informasjon på e-post.

Husk også:

• Det er ikke tillatt å starte saksbehandling før dokumentet er journalført. All saksbehandling skal skje i kommunens sak-/arkivsystem eller i avdelingens fagsystemer.
• Journalverdig e-post, som er sendt direkte til saksbehandler, skal videresendes postmottak.
• Ha alltid fokus på hva som er journalverdig.

Begrepsdefinisjoner

• Sak: En "sak" oppstår som følge av en henvendelse som rettes til kommunen eller ved at kommunen på eget initiativ igangsetter et arbeid som berører en privat person eller privat rettssubjekt. Begrepet sak kan også bli brukt i forbindelse med saker som kun berører den interne drift.
• Det er viktig å skille mellom disse to sakstypene i og med at forvaltningsloven kommer til anvendelse i den første sakstypen, men ikke i den siste.
• Henvendelse som rettes til kommunen og som ofte resulterer i en sak, kan være skriftlig, pr. telefon, mail eller ved personlig fremmøte.
• Enhver ansatt har plikt til å veilede og sørge for at henvendelsen kommer til rette instans. I kommunens saksbehandlingssystem ESA er sak definert som et eller flere dokumenter som naturlig hører sammen og som er gjenstand for saksbehandling.
• Enhver sak tildeles et saksnummer og får dermed sin identifikasjon som sak. Et nytt inngående eller utgående dokument registreres enten som det første dokumentet i en ny sak, eller som et nytt dokument i en allerede eksisterende sak. Dokumentene i en sak nummereres fortløpende med dokumentnummer.

Avskriving av dokumenter:

Inngående dokument som er besvart, eller tatt til orientering, skal avskrives av saksbehandler i ESA.

Dersom saken er ferdigbehandlet og kan avsluttes setter saksbehandler F (ferdigbehandlet fra saksbehandler) i feltet saksdetaljer på saken for avslutning.

Vi har følgende arkivdeler

• Fullelektronisk personalarkiv
• Fullelektronisk saksarkiv
• Fullelektronisk eiendomsarkiv
• Fullelektronisk planarkiv
• Fullelektroniske elev-/ og barnehagemapper
• Fullelektronisk kommunesammenslåling

Postjournal legges alltid ut med den foregående dags post, på mandager legges alltid ut fra og med fredag til og med søndagen før.